De nos jours, les entreprises se livrent une guerre sans merci. Afin d’être compétitives, elles cherchent à réduire au maximum leurs charges. L’externalisation de certains services comme la permanence téléphonique fait partie des solutions prônées pour atteindre cet objectif.

Importance de l’accueil téléphonique

Les entrepreneurs oublient souvent que le téléphone est aussi leur vitrine. En effet, la qualité de l’accueil téléphonique assure une bonne image pour l’entreprise. De plus, cela démontre une bonne organisation. Il est donc primordial de privilégier ce premier contact afin de répondre à un certain nombre d’exigences. D’ailleurs, il est impensable pour une société de perdre un appel, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité. Ainsi, elle peut envisager de recourir à la permanence téléphonique. En d’autres termes, elle confie la gestion de ses appels téléphoniques à un prestataire externe.

Cette gestion des appels téléphoniques peut alors prendre différentes formes :

• Identification des raisons des appels et transfert des appels vers les services concernés,
• Gestion des agendas,
• Renseignement des correspondants et délivrance de message aux collaborateurs,
• Accueil personnalisé des appelants.

En ce qui concerne le fonctionnement de la permanence téléphonique, elle peut se présenter de différentes manières. Ainsi, il est possible d’assurer cette permanence en interne. Dans ce cas, cette mission est confiée soit à une hôtesse-standardiste soit à une secrétaire. Mais vous pouvez aussi confier cette permanence à une entreprise spécialisée. Il peut alors s’agir d’une télésecrétaire à domicile ou directement d’un centre d’appel. Dès lors, ce dernier doit être spécialisé dans l’accueil téléphonique. Cette option peut vous permettre de réduire de 30 à 60 % de vos charges liées à cette fonction.

Avantages de cette solution

Ces derniers temps, les entreprises qui choisissent d’externaliser leur accueil téléphonique sont de plus en plus nombreuses. Il est vrai que la permanence téléphonique réalisée par un prestataire externe présente de multiples avantages. En premier lieu, vos correspondants ne risquent plus d’être basculés vers un répondeur. Et leurs appels ne risquent plus de sonner dans le vide. En outre, ils vont recevoir un accueil professionnel, souriant et personnalisé au téléphone. Il est vrai que le prestataire doit respecter scrupuleusement aussi bien les techniques d’accueil que la charte d’accueil téléphonique. Sans oublier que vos collaborateurs ne vont plus être constamment dérangés par les coups de téléphone.

Par ailleurs, la prestation permet d’offrir un accueil téléphonique humain. Et ce dernier est disponible dans une plus large plage horaire par rapport à une standardiste en interne. Enfin, vous êtes informé en temps réel des informations importantes par mail, SMS ou fax. D’autre part, ce genre de service s’adresse à un large public. Il y a, bien sûr, les entreprises qui ont des contacts intenses et fréquents avec une nombreuse clientèle. Mais les artisans et les professions libérales profitent aussi des avantages de cette solution. À ce sujet, ils peuvent choisir de transférer totalement leurs appels ou simplement de manière ponctuelle.